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委託と再委託 提供と共同利用の違い

プライバシーマークの新任管理者様が最初によく悩む、個人情報にまつわる定義。
「委託(外部委託)」「再委託」「 提供 (第3者提供)」「共同利用」
今回はこの4つの定義を解説します。

まず委託と提供の違いですが、社内でできることを社外にお願いするのが委託、それ以外を提供とする定義があるそうです。
また、委託契約の締結の可否も委託と提供の違いであるとのことです(金融機関の給与振込など)。
委託先で漏えい事件があった場合は委託元に責任がありますが、提供先でなにか漏洩事件等があっても委託元に責任はありません。

再委託は、委託先からさらに上記の契約をして外部に託すものだそうです。
税理士が委託元に替わって税務申告する行為は、再委託にはなりません(提供)。
ただし、税理士さんが計算センターにデータを置くのは再委託です。
共同利用については、グループ会社のみならず、建設のジョイントベンチャーも共同利用になります。
では、具体的な個々の解説については以下をご覧ください。

1.委託(外部委託)

例えば、2020年のオリンピックや訪日外国人の増加によって増えてきている、日本語のパンフレットから外国語のパンフレットを作成するというケースで考えてみましょう。
会社、自治体、その組織の中で、外国語が分かる方や精通している方が居れば、自社内で翻訳は出来るかもしれません。
しかし、現地の方に通じる言い回しが不安だったり、社内ではできなかったりといった理由から、外部の会社に日本語のパンフレットを渡して翻訳をしてもらうこともあるでしょう。
これが(外部)委託となります。

その他では、年賀状の印刷データを印刷会社へ渡して印刷する、給与計算を税理士に委託する等のケースがあります。

2.再委託

さて、再委託とはどういったケースがあるでしょうか。
先ほどの外国語向けパンフレットを翻訳会社に依頼した場合で考えてみましょう。
社内に対象言語の翻訳者が居ればその情報は内部で留まりますが、翻訳会社が自社内で対応が出来ない場合や、現地の(外国在住の)翻訳者に確認したい場合もあるでしょう。

依頼先の会社 → 翻訳会社 → 外国の翻訳者

これが、再委託となります。

ここで注意したい点が一つあります。依頼した会社と委託した会社の間で機密保持の契約書(覚書)等を締結していることも重要ですが、再委託が発生する場合、再委託先も同様の契約が締結されているか確認する必要があるのです。

ちなみに、エスケイワードでは翻訳部門があり、社内にも外国籍の社員がいます。(アメリカ人、ベトナム人、スペイン人)
これら以外の言語で対応が出来ない場合は、機密保持の契約を締結している海外の翻訳者に再委託することになります。

では、提供と共同利用の違いはなんでしょうか?

3.提供 (第3者提供)

本人と情報を取り扱う事業者以外に情報を渡すことで、第3者提供になります。
例えば社員旅行で海外へ行く際、名前や住所だけでなくパスポート(旅券番号)や緊急連絡先等を旅行会社へ提出します。そして旅行サービスの手配やサービスを受けるため、運送や宿泊機関手配代行者等に、旅行会社からそれらの情報を提供することがあります。これが第3者提供です。
それ以外では、社会保険関連の手続きで社員のインハウス情報を役所へ提出する場合、代金決済等で金融機関やクレジット・ローン会社との間で情報交換を行う場合等があたります。

4.共同利用

最後に共同利用ですが、これはグループ会社が個人情報を共同で利用するケースなどを指します。
具体的には複数あるグループ会社が、全体で主催するイベントの招待や運営のための利用等がそれにあたります。

実際のところ、委託?提供?共同利用?と判断に迷うところもあるでしょう。
それらの対応策や安全管理措置等で迷われた場合は、お気軽にご相談ください。

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