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お知らせ

Pマークプライバシーマーク申請様式変更について

平成29年3月27日にJIPDEC(一般財団法人日本情報経済社会推進協会)よりプライバシーマーク申請書の変更の内容がニュースリリースされました。

(お知らせ)申請様式が変わります。

今回の申請様式においては、より分かりやすい様式に変更になったようです。全体的には大きな変更点は無いようですが、審査がスムーズにいく為、細部が変更となったようです。

では、具体的に変更となった箇所は以下となります。今回JIPDECの申請書を元に解説致します。
※JIPDEC以外の18の審査機関の申請様式と詳細は異なる場合があるため、ご注意ください。

① プライバシーマーク付与適格性審査申請チェック表の変更

申請書の1枚目のチェック表が以下の4つのカテゴリに分かれました。
(各Noはチェック欄による)

(1)必須でご提出いただく書類
今まで、可能であれば提出となっていた、以下が必須となりました。

  • No14 法規制管理台帳
  • No15 個人情報管理台帳」の運用記録(様式ではない)の冒頭1ページの写し
  • No16 リスク分析結果」の写し
(2)該当する場合にご提出いただく書類
探偵業の場合は探偵業に係る誓約書が必要。

(3)任意で提出いただく書類
以下は任意の書類となりましたが、提出した場合は審査がスムーズにいくことも考えられます。
  • No18 教育を実施したことが確認可能な記録一式
  • No19 監査を実施したことが確認可能な記録一式
  • No20 代表者による見直しを実施したことが確認可能な記録一式
  • No21 会社パンフレット等
(4)アンケート
アンケート欄ですが、記入しておいた方が良いでしょう。特に現地審査実施時期。
  1. 現地審査の実施時期のご希望がある場合、その時期を記入。
  2. グループ会社で同時期の現地審査の希望がある場合、当該グループ事業を記入。
  3. コンサルタント会社を利用している場合、その事業者名を記入。

② プライバシーマーク付与適格性審査申請書

法人番号(マイナンバー13桁の)の記載欄が追加となりました。

③ 事業者概要

従業者数に、契約社員数が追加となりました。

④ すべての事業所の所在地及び業務内容

各事業所毎に、所属している従業者数(概数)欄と他の事業者との同居の有無の欄が追加となりました。

⑤ 個人情報保護体制

事務取扱担当者(マイナンバー管理の)欄が追加となりました。それ以外では以前の様式よりシンプルになりました。

⑥ 個人情報保護マネジメントシステム文書の一覧

様式では、封入前チェック欄が追加されました。こちらは申請書を審査機関に提出した際に、入れ忘れ等で、再提出の手間を省く為と思われます。

⑦ 監査実施サマリー

  • 代表者による計画の承認日の欄の追加
  • 監査員が社内か社外を記載する欄の追加
  • 代表者への実施結果報告日欄の追加

⑧ 年月日は西暦で記入

但し、添付資料等として、既存の和暦で表記された社内資料の写しを代用される場合、西暦に修正する必要はありません。

実際に申請する場合は、申請先の各審査機関のホームページからダウンロードして申請することとなります。
審査機関一覧

また、各審査機関でも、旧申請書での申請を受け付ける期限がある予定です。
但し、更新申請の場合で旧申請書で受付期限を過ぎた場合は、前回の更新申請時に使用した申請書をコピ-し修正しようとしても、様式が変わっているため、ご注意ください。


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