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プライバシーマーク導入事例

株式会社松原写眞製版所

株式会社松原写眞製版所「チェンジ(変革)」「チャレンジ(挑戦)」「クリエイト(創造)」を合言葉に、常にユーザーの皆様にご満足頂ける高品質の商品をお届けしてきた株式会社松原写眞製版所。近年では、ハイデルベルグ社製「NexPress」を導入すると同時にオンデマンド印刷工房MOAを立ち上げ、オンデマンド印刷への対応にいち早く乗り出すなど、単なる印刷ではなく「創造を印刷するソリューションプロバイダー」への変身を確実に遂げている同社。
そんな同社が、個人情報を適切に取り扱っている組織を一定の基準で認定する制度であるプライバシーマーク取得にいち早く挑んだのは、2004年9月のこと。
今回は、取得推進の責任者を務められた熊谷氏と情報システム管理責任者の海田氏にお話をお伺いしました。

社長の決断により取得を決定

熊谷 司氏

▲株式会社松原写眞製版所
 熊谷 司氏

2004年というのは、ちょうど個人情報の流失が騒がれ初めたころで、弊社でも何らかの取組みが必要なのではと思い始めた時期でした。ただし、当時はまだまだプライバシーマークの認知度が低いこともあり、正直「プライバシーマーク」の名前は思いつかなかったです(笑)。(熊谷氏)
今だからこそ言えますが、最初「Pマーク」と聞いたときは、業界がらPマークのPは、PrintingのPだと勘違いしていた程ですから(笑)。(海田氏)
そういった事もあり未知の分野だった訳ですが、最終的には、「今後はお客様から仕事を請ける(信頼を得る)上で必要になる」との社長の決断により取得を決定しました。(熊谷氏)


同業種でその道のプロ!!

熊谷 司氏

▲株式会社松原写眞製版所
  社内風景

まったくはじめて取り組む未知の分野であり、短期間で取得との方針もあったことから、当初からその道のプロの協力が必要と考えていました。
そういった中、「同業種で取得し、コンサルティングも行っている」というのが、SKワードさんにお願いするきっかけでした。
結果、ご支援のおかげで、ほぼ予定していたスケジュールどおり取得することができました。しいて言えば、申請後に、申請までの期間と同じくらい(現地調査まで)待たされたのが予定外でしたね。これはSKワードさんには、どうすることも出来ないところですが(笑)。
ただし申請まで予定通り短期間で行えたのは、同業ならではの支援の結果だと思っています。(熊谷氏)


MO、FDなどの記録メディアが整理整頓

海田潔史氏

▲株式会社松原写眞製版所
  海田潔史氏

まず感じたのは、プライバシーマーク取得を通じて、出入り口の鍵の管理ルールが統一されたことですね。それまでも、ルールらしきものはあったのですが、独自ルールなどもあり防犯上の不安がありました。それが、統一されたことで防犯上でも役だったと考えています。(熊谷氏)

それとMO、FDなどの記録メディアの整理整頓が図られたのも良かったですね。それまでは、何のデータが保存されているのか不明のFD、MO、CD-ROMなどが社内のいたるところにありました。これが、プライバシーマーク取得の活動を通じて、不必要なメディアは、すべて捨て、残った記録メディアについては、IDを付け、ファイルメーカー(データベース)で管理することで、どの記録メディアには、どんなデータが保存されているのかしっかり管理できるようになりました。この点は、大きな成果でした。(海田氏)


自社なりの言葉に置き換えることに苦労

ライバシーマーク認定書

▲株式会社松原写眞製版所
  プライバシーマーク認定書

規程・マニュアル類についてはある程度の雛形は、SKさんから頂いたのですが、それを自社なりの言葉に置き換えるというか、自社なりの内容に書き換える作業には、かなり苦労しました。
実際、SKさんが来られる日以外にも、毎週、火曜日に「個人情報保護委員会」を開催し、その中で少しずつ読み合わせをしながら、自社なりのものを作りあげていきました。これは、慣れない用語などもあり非常に苦労した記憶がありますね。(熊谷氏)


社員のモラル意識の向上

個人情報保護というのは、社員それぞれのモラルというか意識に依存する面が大きいと考えています。年1回の教育というのは、あらためて意識する良い機会なのですが、その間、なんとなく意識が低下しているなと感じることもあります。教育などを通じてこのあたりをどう高めていくというか維持して行くことが課題だと考えています。(熊谷氏)

それともうひとつ技術的な面で言うと、電子メールを使った個人情報のやりとりというのがひとつの課題ではありますね。今は、禁止しているのですが今後は、電子メールに添付してやり取りする場面というのは、絶対必要になると思っています。そういった場面で、「暗号化やパスワードなどについてお客さん協力を得ながら、いかにうまく運用していくのか」というのが今後のひとつの課題だと考えています。(海田氏)


取得企業プロフィール

会社名:株式会社松原写眞製版所
拠点;名古屋市千種区
URL:http://www.print001.jp/
社員数:約30名
事業内容:各種DTPデータ制作はもとより、近年ではオンデマンド印刷工房MOAを立ち上げオンデマンド印刷に乗り出すなど「創造を印刷する・ソリューションプロバイダー」を目指した印刷事業を展開。


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